Necesito saber – Gastos de viaje

by | Sep 24, 2018 | Centro de Conocimiento | 0 comments

Pago de gastos de viaje – Artículo 130 del Código del Trabajo

Existen prácticas en las que los empleadores disfrazan parte del salario como gastos de viaje, ignorando que constituyen parte del salario de un empleado. Es importante reconocer esas prácticas para evitar las sanciones impuestas por la UGPP.

El artículo 130 del Código de Trabajo establece lo siguiente

“1. Los gastos de viaje permanentes constituyen un salario destinado a proporcionar al trabajador alojamiento y otros gastos durante el viaje, pero no con el único propósito de proporcionar medios de transporte o gastos de representación.
2. Siempre que se paguen, deberá especificarse el valor de cada uno de estos gastos.
3. Los gastos de viaje ocasionales no constituyen en ningún caso un salario. Los gastos de viaje ocasionales son aquellos que sólo se pagan por un acontecimiento extraordinario, inusual o infrecuente”.

Los gastos ocasionales nunca constituirán un salario y, por lo tanto, no se tendrán en cuenta para el cálculo de las prestaciones sociales, la seguridad social y las tasas parafiscales. Sin embargo, si esta “ocasión extraordinaria” se produjera todos los meses, se considerarán gastos de viaje permanentes.

Para entender esta naturaleza permanente de los gastos de viaje, es necesario referirse a la naturaleza del trabajo o actividad realizada, su duración y calidad, y el número de veces que el empleado debe viajar. Para ello, se deben distinguir los diferentes tipos de gastos de viaje: Alimentación: La comida que el empleado consume durante las horas de trabajo.

Alojamiento: Todos los gastos correspondientes a la estancia en un lugar diferente fuera de su casa, normalmente en un hotel.
Transporte: Esto puede ser dinero en efectivo y/o gasolina usada por el trabajador para viajar al lugar donde se encuentran los clientes, talleres o sitios de operación. Esto no debe confundirse con el subsidio de transporte ordinario que reciben los empleados como parte de su salario.
Gastos de representación: El dinero que un empleado necesita para ejecutar sus actividades laborales, por ejemplo, cuando el empleado necesita invitar a un cliente a comer para completar la negociación de un contrato.

travel expenses be supported by a receipt or invoice in the name of the company.       

Gastos de viaje se justificarán mediante un recibo o una factura en
el nombre de la empresa.

Teniendo en cuenta los diferentes elementos que componen los gastos de viaje, podemos examinar la cuestión de qué elementos constituyen un factor salarial y cuáles no, ya que eso cambia la forma en que deben tratarse en lo que respecta a las prestaciones sociales y a la seguridad social.

Estos elementos forman parte del salario: alimentación y alojamiento frecuentes.
No forman parte del salario: gastos de transporte y de representación.

Para tener en cuenta: No es suficiente pagar a un empleado dinero (cheque / efectivo / transferencia) indicando la simple razón ‘gastos de viaje’. En cambio, es necesario clasificar correctamente el pago e indicar su naturaleza (gastos de alimentación, alojamiento, transporte y representación), ya que no hacerlo puede llevar a la conclusión de que el importe total constituye un factor salarial. También es importante que, siempre que sea posible, los gastos de viaje estén respaldados por un recibo o factura a nombre de la empresa.

Como parte del servicio de contabilidad de Ongresso, le apoyamos en la correcta aplicación de estas normas y aseguramos su cumplimiento. Por favor, háganos saber si tiene alguna pregunta, estaremos encantados de ayudarle!

Abstract:
Most companies incur travel expenses on a regular basis. The Colombian Labor Code differentiates between permanent and occasional travel expenses. To avoid heavy fines by the watchdog Pension and Parafiscal Management Unit (UGPP) it is important to understand the differences and to know how to treat the different types of expenses.

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