Necesito Saber – Facturación electrónica

by | Nov 2, 2018 | Centro de Conocimiento | 0 comments

Para el 1 de enero de 2019, todas las empresas en Colombia deben poder emitir y recibir facturas electrónicas.

“Para el 1 de enero de 2019, todas las empresas en Colombia deben poder emitir y recibir facturas electrónicas.” Al menos esa fue la instrucción de la DIAN hasta la semana pasada cuando su director, el Sr. José Andrés Romero pospuso la implementación para todas las empresas menos las más grandes y anunció que la facturación electrónica se implementará gradualmente en 2019.

No es la primera vez que la DIAN tiene que dar marcha atrás en sus ambiciosos planes, debido a que ni los sistemas de la DIAN ni todas las ramas de la economía están listos para hacer este cambio fundamental.
El proceso de facturación electrónica ha estado durante mucho tiempo en la agenda de la autoridad fiscal, ya que espera frenar la notoria evasión fiscal del país y aumentar los ingresos fiscales que permitirán al nuevo gobierno electo implementar su ambicioso programa de gastos, por ejemplo, en educación, defensa, etc.
No obstante el respiro que ofrece el aplazamiento de la DIAN, recomendamos a todas las empresas que comiencen a prepararse para la facturación electrónica a tiempo.

Pasos a seguir para la formulación de Facturas Electrónicas en Colombia:

1. Elegir un proveedor de tecnología autorizado
Actualmente existen más de 40 proveedores de soluciones de facturación electrónica que han sido autorizados por la DIAN. La elección del proveedor a utilizar debe depender de su tipo de negocio, número de facturas emitidas por mes, el sistema contable de su empresa (muchos proveedores de sistemas contables y ERPs ofrecen su propia solución que permite un proceso de facturación y contabilidad más integrado), consideraciones de costes, etc.
Alternativamente, la DIAN dice que ofrecerá una solución gratuita en su plataforma que podría ser menos fácil de usar, pero que debería ser suficiente para las empresas que emiten sólo una cantidad limitada de facturas.

2. Implementar / integrar la solución
Por lo general, el proveedor autorizado ofrecerá soporte personal o remoto para la implementación. Para la integración de soluciones externas en un software de contabilidad o ERP existente, y dependiendo de sus capacidades internas, puede necesitar el apoyo de un especialista externo para garantizar una implementación satisfactoria. Si va a utilizar la solución gratuita de la DIAN, aproveche las sesiones de capacitación que la DIAN ofrece regularmente para familiarizarse con el manejo de esta herramienta en línea.

3. Revisar y ajustar sus procesos
Especialmente en las empresas que emiten y reciben muchas facturas cada mes, el cambio de facturas físicas a electrónicas requerirá una revisión cuidadosa de las implicaciones en los procesos internos y en la carga de trabajo del personal para evitar fricciones en la transición.

4. Firma electrónica
Las facturas deben ser firmadas electrónicamente, por lo que debe registrar su firma electrónica o asegurarse de que su firma esté actualizada.

5. Resolución de facturas
La resolución de facturas actualmente utilizada perderá su validez con la implantación de la facturación electrónica y deberá solicitar dos nuevas resoluciones: una para la facturación electrónica y otra para contingencias, es decir, para cuando la plataforma no funcione o cuando surja algún otro problema. También es necesario registrar el código de facturación electrónica en el RUT.

 

A medida que la DIAN vaya implementando la facturación electrónica por grupos de empresas, le recomendamos que preste atención a las comunicaciones de la DIAN, para que sepa a tiempo una vez que sea su turno de implementarlas. Por lo general, esta tarea recae en su contador, así que asegúrese de discutir este tema con él/ella.

Los clientes de Ongresso serán informados al respecto y continuaremos publicando noticias relevantes para mantener informados a nuestros lectores.

Como parte del Servicio de Contabilidad de Ongresso le apoyamos en la correcta aplicación de esta legislación y aseguramos su cumplimiento. Por favor, háganos saber si tiene alguna pregunta, estaremos encantados de ayudarle!

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