El 1 de enero de 2019 todas las empresas en Colombia deberán poder emitir y recibir facturas electrónicas

"Para el 1 de enero de 2019, todas las empresas en Colombia deberán estar en capacidad de emitir y recibir facturas electrónicas". Al menos esa era la instrucción de la DIAN (autoridad tributaria) hasta la semana pasada cuando su director, el señor José Andrés Romero aplazó la implementación para todas las empresas menos las más grandes y anunció que la facturación electrónica se implementará gradualmente en 2019."

No es la primera vez que la DIAN tiene que dar marcha atrás en sus ambiciosos planes, debido a que ni los sistemas de la DIAN ni todas las ramas de la economía están listos aún para hacer este cambio fundamental.
El proceso de facturación electrónica figura desde hace tiempo en la agenda de la autoridad tributaria, que espera frenar la notoria evasión fiscal del país y aumentar los ingresos fiscales que permitan al recién elegido gobierno aplicar su ambicioso programa de gastos, por ejemplo en educación, defensa, etc.
No obstante el respiro que ofrece el aplazamiento de la DIAN, recomendamos a todas las empresas empezar a prepararse a tiempo para la facturación electrónica.

Pasos a seguir para la formulación de Facturas Electrónicas en Colombia:

  1. Elija un proveedor tecnológico autorizado
    Actualmente existen más de 40 proveedores de soluciones de facturación electrónica autorizados por la DIAN. La elección del proveedor debe depender del tipo de empresa, el número de facturas emitidas al mes, el sistema contable de la empresa (muchos proveedores de sistemas contables y ERPs ofrecen su propia solución que permite un proceso de facturación/contabilidad más integrado), consideraciones de costo, etc.
    Como alternativa, la DIAN dice que ofrecerá una solución gratuita en su plataforma que podría ser menos fácil de usar, pero que debería ser suficiente para las empresas que emiten sólo una cantidad limitada de facturas.
  2. Implantar / integrar la solución
    Normalmente, el proveedor autorizado ofrecerá asistencia personal o a distancia para la implantación. Para la integración de soluciones externas en un programa de contabilidad o ERP ya existente, y en función de sus capacidades internas, es posible que necesite el apoyo de un especialista externo para garantizar una implantación satisfactoria. Si va a utilizar la solución gratuita de la DIAN, aproveche las sesiones de formación que la DIAN ofrece periódicamente para familiarizarse con el manejo de esta herramienta online.
  3. Revise y ajuste sus procesos
    Especialmente en las empresas que emiten y reciben muchas facturas al mes, el cambio de las facturas físicas a las electrónicas exigirá una revisión cuidadosa de las implicaciones en los procesos internos y la carga de trabajo del personal para evitar fricciones en la transición.
  4. Firma electrónica
    Las facturas deben firmarse electrónicamente, por lo que debe registrar su firma electrónica o asegurarse de que su firma está actualizada.
  5. Resolución de facturas
    La resolución de facturación utilizada actualmente perderá su validez con la implantación de la facturación electrónica y tendrás que solicitar dos nuevas resoluciones: una para la facturación electrónica y otra para imprevistos, es decir, para cuando la plataforma no funcione o surja algún otro problema. También es necesario registrar el código de facturación electrónica en el RUT.

Como la DIAN implementará gradualmente la facturación electrónica por grupos de empresas, le recomendamos estar atento a las comunicaciones de la DIAN, para que sepa a tiempo cuándo le tocará implementarla. Usualmente esta tarea le corresponde a su contador, así que asegúrese de tratar este tema con él.

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