"Bis zum 1. Januar 2019 müssen alle Unternehmen in Kolumbien in der Lage sein, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen." So lautete zumindest die Anweisung der DIAN (Steuerbehörde) bis letzte Woche, als ihr Direktor Jose Andres Romero die Einführung für alle außer den größten Unternehmen verschob und ankündigte, dass die elektronische Rechnungsstellung schrittweise im Jahr 2019 eingeführt werden soll."

Es ist nicht das erste Mal, dass das DIAN einen Rückzieher von seinen ehrgeizigen Plänen machen muss, da weder die Systeme des DIAN noch alle Wirtschaftszweige für diesen grundlegenden Wandel bereit sind.
Die elektronische Rechnungsstellung steht seit langem auf der Agenda der Steuerbehörde, da sie hofft, die berüchtigte Steuerhinterziehung im Land einzudämmen und die Steuereinnahmen zu erhöhen, damit die neu gewählte Regierung ihr ehrgeiziges Ausgabenprogramm, z. B. in den Bereichen Bildung, Verteidigung usw., umsetzen kann.
Ungeachtet des Aufschubs, den die DIAN-Verschiebung bietet, empfehlen wir allen Unternehmen, rechtzeitig mit den Vorbereitungen für die elektronische Rechnungsstellung zu beginnen.

1. Wählen Sie einen autorisierten Technologieanbieter
   Derzeit gibt es über 40 Anbieter von Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung, die vom DIAN zugelassen wurden. Die Wahl des Anbieters sollte von der Art Ihres Unternehmens, der Anzahl der pro Monat ausgestellten Rechnungen, dem Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens (viele Anbieter von Buchhaltungssystemen und ERPs bieten ihre eigene Lösung an, die einen stärker integrierten Rechnungsstellungs-/Buchhaltungsprozess ermöglicht), Kostenüberlegungen usw. abhängen.
   Alternativ wird das DIAN auf seiner Plattform eine kostenlose Lösung anbieten, die zwar weniger benutzerfreundlich ist, aber für Unternehmen, die nur eine begrenzte Anzahl von Rechnungen ausstellen, ausreichen dürfte.
2. Implementierung/Integration der Lösung
   In der Regel bietet der zugelassene Anbieter entweder persönliche Unterstützung oder Fernbetreuung bei der Implementierung an. Für die Integration von externen Lösungen in eine bestehende Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System benötigen Sie je nach Ihren internen Kapazitäten möglicherweise die Unterstützung eines externen Spezialisten, um eine zufriedenstellende Implementierung zu gewährleisten. Wenn Sie die kostenlose DIAN-Lösung nutzen wollen, nutzen Sie die vom DIAN regelmäßig angebotenen Schulungen, um sich mit dem Umgang mit diesem Online-Tool vertraut zu machen.
3. Überprüfung und Anpassung Ihrer Prozesse
   Vor allem in Unternehmen, die jeden Monat viele Rechnungen ausstellen und empfangen, erfordert die Umstellung von physischen auf elektronische Rechnungen eine sorgfältige Prüfung der Auswirkungen auf die internen Prozesse und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, um Reibungsverluste beim Übergang zu vermeiden.
4. Elektronische Unterschrift
   Da Rechnungen elektronisch signiert werden müssen, müssen Sie Ihre elektronische Signatur registrieren oder sicherstellen, dass Ihre Signatur auf dem neuesten Stand ist.
5. Auflösung von Rechnungen
   Die derzeit verwendete Rechnungsauflösung verliert mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ihre Gültigkeit und Sie müssen zwei neue Auflösungen beantragen: eine für die elektronische Rechnungsstellung und eine weitere für unvorhergesehene Fälle, d. h. für den Fall, dass die Plattform nicht funktioniert oder ein anderes Problem auftritt. Außerdem müssen Sie den Code für die elektronische Rechnungsstellung im RUT registrieren lassen.

Da das DIAN die elektronische Rechnungsstellung nach und nach für Unternehmensgruppen einführen wird, empfehlen wir Ihnen, die Mitteilungen des DIAN aufmerksam zu verfolgen, damit Sie rechtzeitig erfahren, wann Sie an der Reihe sind. In der Regel fällt diese Aufgabe Ihrem Buchhalter zu, besprechen Sie dieses Thema also unbedingt mit ihm/ihr.

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